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  人人都要从秘书做起           
人人都要从秘书做起
作者:佚名 文章来源:不详 更新时间:2007-4-21 20:53:33

人人都要从秘书做起


带着求职者关于文秘行业的种种问题,我们拜访了智联职业咨询专家团HR人员,请他们为对文秘工作感兴趣的求职者谈谈秘书这行到底要做什么?应该怎样入门?专家们的开场白很让人琢磨,他们说:其实,职场上人人都是从秘书做起的……

秘书工作就是帮助上司工作

秘书工作的核心任务其实就是辅佐上级更好的完成工作。从这个意义上讲,每一个初入职场的人都是从秘书做起的,因为谁也不可能刚工作就能大展拳脚,总是要先学习,先积累,先辅佐他人的。秘书虽说是一个职业,但其实它的工作内容却包罗万象,小到办公桌的整理,大到向老板提出决策建议,只要老板工作需要,秘书都要尽职尽责的完成。

从工作内容和层次上,一般把秘书职业做三种分类:初级秘书、中级秘书、高级秘书。初级秘书一般涉及到公司前台接待、部门事务助理等。他们的职责相对单一,工作内容相对烦杂。中级秘书一般涉及到部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书或中小公司的经理秘书。他们的权力和责任相对大一些,处理各种事件的能力要求也高一些,要有很好的协调能力。高级秘书一般涉及到跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等,他们处于高级领导层的要职,是秘书职位的顶点,他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。

当然,随着秘书行业本身的发展,分类越来越细,比如美国秘书分成企业秘书、行政助理秘书、法律秘书、政府秘书、教育秘书等,每一种类的秘书都有不同的要求和工作特点。因此,高级秘书、甚至像国外的那种终身秘书将是秘书职业新的发展趋势。

秘书的成长机会“得天独厚”

在一个单位里,同别的职位相比起来,秘书有着得天独厚的优势:首先,他们对公司的各种政策比较了解,明白公司政策的来龙去脉。其次,他们对公司领导层的工作作风比较了解,对于今后从事其他工作有很大益处。再次,与领导接触时间较多,能从一个特殊的角度理解领导,只要你是个有心人,一定能学到很多。

在有关秘书的职业发展方向上,专家给我们总结了几个大体的方向:一、行政类,这类秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任、综合管理部主任等职位,常见于政府部门、大型企业等。二、助理类,这类秘书可以进一步发展为总经理秘书,总经理助理。三、人事类,这类秘书可以发展为人力资源主管。四、公关类,从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理,这类秘书在餐饮业比较常见。五、业务类,这类秘书平时跟着老板抓业务,可以进一步发展为商务主管,业务经理等。

当我们问及秘书的职业现状时,专家们说:“现在有两个方面的问题影响着秘书职业发展:一是用人单位对秘书职位的重视程度不够,导致许多优秀的秘书不能人尽其才,脱颖而出;二是秘书本身意识落伍,综合素质偏低。随着中国加入WTO,越来越多的外资企业进入我国,我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实,可以说高级秘书已成为人才市场上的珍稀资源。”

“在秘书行业上,国内外的文化差异很大。国外有很多高层的秘书会像一个长辈一样把所有的事情搞定;而在国内的环境下,这种情况是很少见的,在大部分人心中做秘书还是年轻的好一些,秘书们心中也会认为30多岁有经验也年轻的秘书会比40多岁的更有竞争力。在国内做了5年、10年或者更长时间的高级秘书,大多会考虑这种来自社会的压力,希望换一个行业,通常会选择从事行政、人力资源以及市场方面的工作。”

面试时,仅仅“微笑”还不够

我们问到HR在招聘文秘岗位时更看重哪些因素,专家认为:文秘工作对应聘者工作经验和工作“情商”要求比较高,因此在面试的时候突出表现自己的条理性、积极性、理解力和协调力往往会给HR留下更好的印象。快节奏、高效率是秘书工作的一个基本原则,新时期办公室的工作面临的问题复杂而又随机,老板需要的是工作井井有条、在办公室一呼即应的秘书。

当问及到文秘招聘是否更看重外表,专家认为,亮丽周到、干练灵活的确是做好秘书工作的优势,但是,做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面,有灵气、有悟性、有团结能力。另外,能为老板提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重是对秘书提出的更高要求。

做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对办公软件的熟练掌握是不用多说的最基本的能力。能熟练拟写各种文件,掌握一门外语也比较重要,要能听得懂领导的话,领会得了领导的意图,并有能力将其组织成文字。另外,秘书平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键,秘书还是工作在老板身边最亲近的人,要帮助老板处理很多问题,一定的预见能力、决策能力以及随机应变能力的秘书会更加抢手。这些能力都需要多年的锻炼和培养,所以很多大公司在挑选秘书时会很重视候选人的工作经历。

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